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Email – aber RICHTIG ! Viele Internetuser begehen Kardinalfehler beim täglichen Versand von eMails und verschenken dabei wertvolle Möglichkeiten zur Bewerbung der eigenen Webpräsenz und hinterlassen ein klägliches Bild Ihres Unternehmens. Deshalb unsere Tipps, nehmen Sie sich diese zu Herzen !!! Natürlich sollten Sie sich davor hüten direkt mit einer eMail werben zu wollen. Es wird zwar darüber diskutiert, eMail-Werbung zuzulassen, aber bis es soweit ist, beherzigen Sie einfach mal die folgenden Punkte:   Es gibt überhaupt keinen nachvollziehbaren Grund, warum Sie eine andere eMail-Adresse als die mit Ihrer Firma hinter dem "@"-Zeichen verwenden sollten. Verwenden Sie als Absender und zum Kontakt mit Ihnen immer diese tatsächliche eMail-Adresse.  Ihrname@ihre firma.de Dies ist mit Sicherheit werbewirksamer als die Verwendung von IhreFirma@gmx.de oder ihrname@t-online.de. Es ist uns ein Rätsel, warum eine nicht unerhebliche Zahl an Firmen, mit fremden Adressen arbeitet und dabei über eine eigene Domain verfügen!   Was ist zu beachten bei Ihren eMails?  Für Email gelten die gleichen Anstandsregel und  Formen wie bei Geschäftbriefen. Keine Schreibfehler,  Anrede und Stil wahren,  „ -  blos kein Hallo oder du „ oder  M F G Kürzel als Ende einer eMail. Weit verbreitete Unsitte im Internet ist der mangelnde Stil und der Verfall von Sitte und An- stand bei Grussfloskeln. Moegen die Herren und Damen Jungmanager dynamische Kuerzel setzen, der angesprochene Kunde fuehlt sich mit diesen wahrlich nicht "geehrt" und ein "freundlicher Gruss aus einem verregneten Frankfurt" schafft das eine oder andere Mal eine mehr als nur positive Resonanz und ein wenig Persoen- lichkeit ist in der einen oder anderen Reklamationssituation sicherlich von Vorteil. Seien Sie hoeflich und respektieren Sie Ihr Gegenueber. Diese Hoeflichkeit spiegelt sich in der Anrede und in der Schlussfloskel wieder und kann das eine oder andere Mal fuer Entspannung sorgen - beispielsweise wenn etwas schief gegangen ist. Es ist sinnvoll und nur höflich auf jede eingehende eMail innerhalb kurzer Zeit (24 Stunden sollten die Regel sein) eine kurze Bestätigung bzw. Antwort zu schicken. Texte für eine kurze Antwort: "Das Team von xyz bedankt sich für Ihre eMail." "Vielen Dank für Ihre eMail. Bitte haben Sie Verständnis dafür, daß wir Ihre eMail nicht sofort beantworten können. Sie erhalten in Kürze eine Nachricht von uns." "Ihre eMail haben wir erhalten und an die zuständige Abteilung in unserem Hause weitergeleitet." Antworten Sie auf jede eMail. Und wenn Sie nur sagen "Vielen Dank für Ihre eMail...". Sie nehmen so Ihr Gegenüber Ernst und bestätigen, daß die eMail ihr Ziel erreicht hat. Achten Sie bei Ihren eMails auch wieder auf Einheitlichkeit. Verwenden Sie die gleiche Form der Signatur und vor allen Dingen, verwenden Sie einen einheitlichen Stil. Dies sollte auch für alle eMails Ihrer Firmenmitarbeiter gelten. Beachten Sie: Eine von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern verschickte eMail ist eine Visitenkarte an ein Gegenüber, den Sie als Kunden gewinnen, oder als Kunden halten möchten! Folgendes Format sollten Ihre eMails haben: Anrede Worum geht es? Gruß Signatur Aus der eMail sollte immer hervorgehen, wer schrieb und welche Position hat dieser! Seien Sie konstruktiv und beantworten Sie Detailfragen zu Ihrem Angebot nicht mit einer Pauschalauskunft. Verweisen Sie stets in Ihrer eMail auf eine Seite ihres Internetangebotes, welche sich mit dem Thema beschäftigt. Bei den meisten Clients kann man die URL der Form http://www.ihrefirma.de/thema/ direkt anklicken. So befindet sich der Fragende wieder auf Ihrer Internetseite! Richten Sie sich eine eigene Signatur ein. Verwenden Sie beim Netscape-Client eine Signatur-Datei und bei Outlook von Microsoft® die Signatur (zu finden unter EXTRAS-BRIEFPAPIER). Mit einer solchen Signatur können Sie wunderbar auf Details ihres Angebotes hinweisen. Die Signatur sollte nicht mehr als 4 Zeilen umfassen und nicht länger als 50 Zeichen pro Zeile haben. Vermeiden Sie nach wie vor Deutsche Umlaute in Ihren eMails,  äöü etc.. Ebenso HTML! Was für Outlook & Co kein Problem ist, ist für andere eMail-Clients oftmals ein Problem. Und wenn Sie eMails ins Ausland verschicken, können diese mit den Deutschen Umlauten herzlich wenig anfangen. Einzig bei Replys, „antworten klicken“ auf entsprechende eMails können Sie von dem Tipp abweichen.  Verschicken Sie niemals ungefragt Dateianhänge, ( Anlagen, pdf Dateien etc.)! Manche POPs sind mit einer Größenbeschränkung eingehender eMails versehen und verhindern so, daß eine eMail mit einem großen Anhang überhaupt ankommt. eMails die größer als etwa 13 Din A4 Seiten sind, bereiten beispielsweise AOL-Empfängern massive Probleme. Bei nachgefragten Dateianhängen achten Sie darauf, daß diese unter 500kb liegen. Ihr Empfänger hat unter Umständen sonst Schwierigkeiten mit dem Download. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter info@4yt.de  Bitte lesen Sie auch die Infos zum outlook express Mail-Programm   Immer aktuell informiert mit unserem monatlichen newsletter oder nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.       Ihr Team von 4yt

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